Mappatura dei processi amministrativi

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La Sfida

Mappatura dei processi amministrativi aziendali, al fine di terminare la predisposizione di tutta la documentazione necessaria al processo di quotazione sull’alternative investment market- aim -di piazza affari.

L’AZIENDA CLIENTE

Pattern S.p.a. viene fondata a fine 2000 da F. Botto e F. Martorella, modellisti provenienti dal Gruppo Finanziario Tessile che decidono di dar vita ad una propria iniziativa aziendale. La loro scommessa imprenditoriale segue il flusso di progettazione, prototipazione e realizzazione di campionari e produzione dei capi per conto dei più importanti brand di moda nazionali ed internazionali. Nel 2005 l’attività si amplia con l’aggiunta della produzione dei capi della collezioni donna. Nel 2009 viene inaugurato il nuovo stabilimento di Collegno e nel 2014 viene acquisito il marchio Esemplare. Nel luglio 2016 l’azienda prende parte al percorso di formazione Élite offerto da Borsa Italiana e nel 2017 viene acquistata Atelier Roscini per
rafforzarsi nel segmento abbigliamento donna. Nel 2018 riceve il certificato Élite da Borsa Italiana ed iniziano ad essere svolte da parte dell’azienda tutte le attività necessarie per la quotazione nel segmento AIM di Borsa italiana.

IL FABBISOGNO

Il percorso di crescita intrapreso dall’azienda già a partire dai primi anni 2000 l’ha portata ad interfacciarsi con molteplici sfide, fino ad intraprendere, nel 2019, quella relativa al processo di quotazione sull’alternative investment market.
Questa scelta ha spinto l’azienda verso una maggior formalizzazione dei processi aziendali, anche grazie alle richieste di documentazione ricevute nel processo di quotazione.
L’area amministrativa è stata la prima ad essere oggetto di intervento, e tale occasione ha permesso anche di individuare possibili punti di sviluppo futuro.

Il Metodo

Il metodo di lavoro DGM applicato al progetto è volto a:
RICONOSCERE l’insieme dei processi As-Is di cui si compone il modello di business;
RAPPRESENTARE graficamente le relazioni in essere tra le attività e le unità organizzative
coinvolte nei processi amministrativi identificati;
IDENTIFICARE i processi che necessitano di un ridisegno To Be, definendo le line guida necessarie per implementare l’effettivo ridisegno.

IL NOSTRO INTERVENTO

L’intervento di DGM svolto nell’area amministrativa di Pattern si è focalizzato su alcune aree principali segmentabili in processi di consuntivazione (predisposizione chiusure mensili, relazione semestrale, del bilancio d’esercizio e del report gestionale per stagione/linea) e di forecast (predisposizione del piano industriale, del budget e del forecast).

 

FASE 1: RICONOSCIMENTO

La prima fase del progetto, finalizzata all’individuazione e alla comprensione generale dell’insieme dei processi amministrativi As-Is caratterizzanti l’attività aziendale si è articolata in due attività distinte:

  • Interviste al top management finalizzate all’individuazione degli elementi chiave di ciascun processo;
  • Analisi della documentazione prodotta nelle diverse fasi del processo, per meglio comprendere gli obiettivi di ciascun flusso di attività.

L’output di questa fase sono state le carte d’identità di processo, che permettono di avere una prima panoramica del contesto e degli input/output delle diverse fasi,
oltre che dei supporti informativi coinvolti all’interno di ogni singola fase.

Fase 2 : RAPPRESENTAZIONE

Avendo a questo punto una macro visione del funzionamento dei processi As-Is, si è proseguito con alcune interviste di dettaglio al personale operativo, con le quali è stato possibile approfondire la conoscenza delle attività che andavano a comporre i processi amministrativi identificati. Grazie a questo ampliamento dell’analisi, sono stati dunque rappresentati graficamente i flow chart dei diversi processi, che evidenziano le relazioni in essere tra le attività e le unità organizzative coinvolte lungo tutto il flusso di processo.
A valle della produzione dei diagrammi di flusso e delle carte d’identità dei singoli processi, si è continuato con la redazione di ulteriore documentazione.
Per ciascuna attività rappresentata nei flow chart, è stata quindi predisposta una scheda attività dedicata che ne indicava l’unità organizzativa responsabile, l’insieme delle operazioni manuali o automatiche da svolgere per l’effettiva esecuzione dell’attività, gli input fisici o informativi necessari per l’esecuzione dell’attività e gli output fisici o informativi che scaturivano dallo svolgimento dell’attività stessa.

Fase 3 : IDENTIFICAZIONE

Sulla base quindi delle evidenze emerse in sede di riconoscimento e rappresentazione dei processi, l’ultima fase del progetto è consistita nell’identificazione di quelli che effettivamente necessitavano di un ridisegno To Be.
L’obiettivo era dunque quello di identificare una business processes architecture che garantisse maggior efficienza alle attività svolte all’interno della funzione amministrazione, finanza e controllo di Pattern, e le attività svolte durante questa fase sono state:

  1. Riconoscimento delle aree di miglioramento dei processi amministrativi analizzati;
  2. Valutazione dell’impatto negativo complessivo a livello aziendale in caso di un mancato intervento su tali processi amministrativi;
  3. Definizione degli action plan necessari per l’implementazione di tali interventi in modo in modo corretto;
  4. Individuazione dei soggetti responsabili dell’esecuzione delle azioni identificate;
  5. Definizione delle tempistiche necessarie per l’effettiva execution del piano d’azione.

La Soluzione

La mappatura dei processi amministrativi di Pattern è stata fatta in primis tenendo in considerazione la necessità di formalizzazione di tali procedure in modo strutturato, al fine di rispettare i requisiti richiesti per la quotazione su Borsa Italiana. In seconda battuta tale attività è stata condotta con l’obiettivo di garantire una maggiore efficienza ed efficacia delle attività svolte all’interno della funzione amministrazione, finanza e controllo aziendale.
A valle di ciò, sono state definite dunque le diverse aree di miglioramento dei processi amministrativi analizzati, in riferimento a:

  • modello di controllo aziendale;
  • fabbisogni di tipo tecnico-informatico;
  • processi organizzativi.

L’intero progetto è stato dunque condotto tenendo in considerazione come principio chiave l’orientamento verso l’ottimizzazione di tali processi amministrativi, attraverso la de-linearizzazione di un’architettura di processo che garantisse maggior efficienza ed efficacia.

Il Team

JACOPO BALDESSIN
Manager
[email protected]

GIORGIA BENFENATI
Senior Consultant
[email protected]