Ridisegno dei processi aziendali

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La Sfida

Ridisegno e ottimizzazione dei processi aziendali a supporto dell’introduzione di un nuovo sistema informativo.

L’AZIENDA CLIENTE

Acqua dell’Elba è una bottega artigianale toscana a conduzione familiare nata 17 anni fa, con sede a Marciana Marina, Isola d’Elba.
A partire dagli anni ‘90 Acqua dell’Elba comincia a produrre e a commercializzare profumi con la volontà di trasmettere “L’essenza del mare”. Il legame con l’isola è imprescindibile per l’azienda, all’Elba infatti viene concentrata tutta la produzione e parte della commercializzazione. Fabio Murzi, Chiara Murzi e Marco Turoni creano i profumi e gestiscono un’azienda che vanta 28 negozi monomarca (di cui 19 all’Elba) e un’ampia rete di distribuzione di profumerie clienti in Italia e all’estero.

IL FABBISOGNO

La crescita dimensionale che Acqua dell’Elba ha sperimentato negli ultimi anni assieme alle prospettive di crescita, hanno sollevato la necessità di miglioramento dei livelli di efficienza all’interno dei processi aziendali. Molte inefficienze all’interno dell’azienda erano imputabili alla mancanza di comunicazione tra il sistema informativo contabile e quello di magazzino.
È quindi emersa la necessità di adottare un nuovo sistema informativo, ridisegnando e rendendo più efficienti i processi aziendali.

Il Metodo

Il metodo di lavoro DGM applicato al progetto è volto a:
COMPRENDERE nel dettaglio le attività operative svolte;
RIDISEGNARE le attività e FORMALIZZARE i nuovi processi;
CONDIVIDERE gli output prodotti con il personale dell’azienda;
DEFINIRE le condizioni di implementazione del sistema informativo, a seguito della redazione dei business requirements e la scelta di una Software House.

IL NOSTRO INTERVENTO

L’intervento di DGM sull’azienda Acqua dell’Elba si è focalizzato su 3 aree principali:

  • CICLO ATTIVO
  • CICLO PASSIVO
  • CONTABILITÀ

FASE 1: COMPRENSIONE

La prima fase del progetto, propedeutica rispetto al focus di intervento incentrato sull’implementazione del nuovo Sistema Informativo, si è sviluppata, partendo da un’attività di affiancamento al personale.
Attraverso l’affiancamento DGM è stata in grado di identificare e di comprendere nel dettaglio le attività operative e le casistiche che si possono presentare normalmente in azienda.
Sulla base di queste interviste è stato possibile effettuare la mappatura dei processi AS-IS.

Fase 2 : RIDISIGNO E FORMALIZZAZIONE

Avendo chiara la visione d’insieme di tutta l’azienda è stato possibile ridisegnare i processi in ottica dell’implementazione del nuovo sistema informativo.
L’intervento si è quindi focalizzato su:

  • Identificazione delle criticità di processo AS-IS e categorizzazione
  • Ridisegno dei processi in ottica di innovazione e di razionalizzazione

L’output di questa fase è rappresentato da flowchart di processo correlati dalle rispettive schede attività.
Queste ultime sono documenti integrativi in cui ogni passaggio del processo viene spiegato dettagliatamente evidenziando una descrizione analitica delle attività, gli input, gli output e i rispettivi responsabili.

Fase 3 : CONDIVISIONE E VALIDAZIONE

Durante la terza fase, fondamentale per un adeguato sviluppo del ridisegno dei processi aziendali di Acqua dell’Elba, vi è stato un momento di condivisione e di confronto degli output prodotti (flowchart e schede attività) con il cliente.
Durante la condivisione sono state messe in evidenza le scelte chiave da prendere al fine di orientare il ridisegno dei processi verso le esigenze dell’azienda.
Durante il momento di validazione tutti i diversi passaggi dei processi ridisegnati sono stati ripercorsi assieme ai responsabili di funzione al fine di evidenziare eventuali incongruità.

Fase 4 : DEFINIZIONE PER IMPLEMENTAZIONE E SOFTWARE SELECTION

L’ultima fase del Progetto si è esplicata nella redazione dei business requirements nella software selection. I business requirements sono stati definiti a patire dai fabbisogni informatici emersi dalle schede attività; questi fabbisogni sono stati declinati analiticamente e sono stati ordinati secondo un livello di priorità.

Lo step finale della software selection, si è composto di 4 passaggi:

  1. Individuazione di tre potenziali software gestionali adatti alla copertura dei fabbisogni individuati;
  2. Organizzazione di una demo e analisi delle potenzialità;
  3. Consegna business requirements alle software house e richiesta delle funzionalità standard e di una stima sulle personalizzazioni;
  4. Comparazione delle diverse software house e delle diverse offerte (economics) a supporto della proprietà di Acqua dell’Elba nella scelta del sistema inf0rmativo.

La Soluzione

Il ridisegno di processi efficienti e la declinazione analitica dei fabbisogni informatici sotto forma di Business Requirements hanno permesso in primis di indirizzare la ricerca e la selezione del un software gestionale sulla base delle reali necessità dell’azienda e in secondo luogo hanno fornito il materiale con cui la software house che è stata selezionata dalla proprietà di Acqua dell’Elba ha potuto iniziare a lavorare in tempi brevi.

Il ridisegno e l’ottimizzazione dei processi aziendali a supporto dell’introduzione di un nuovo sistema informativo è stato progettato tenendo conto dei seguenti principi chiave:

  • Profonda comprensione delle necessità che il sistema informativo dovesse soddisfare, non solo guardando all’oggi ma tenendo ben presente gli obiettivi di crescita della società cliente.
  • Orientamento all’automatizzazione di attività a basso valore aggiunto al fine di aumentare le risorse disponibili per attività con elevato valore aggiunto riconosciuto dal cliente finale.

Il Team

EMILIANO GALBIATI
Associate
[email protected]

JACOPO BALDESSIN
Manager
[email protected]

CAMILLA LAMBARDI
Consultant
[email protected]