La Sfida
Ridisegnare i processi di un’azienda al fine di migliorare l’efficacia, l’efficienza e per ridurre i rischi aziendali fornendo al contempo le informazioni chiave e le linee guida per l’implementazione di un nuovo ERP.
IL CASO BOLDROCCHI GROUP
2023
L’AZIENDA CLIENTE
Boldrocchi Group è un’azienda d’ingegneria di fama internazionale che offre un ampio portafoglio di prodotti e soluzioni integrate per l’industria pesante ed il settore energetico.
L’azienda, nata a Biassono, nel cuore della Brianza, grazie a più di 100 anni di esperienza nel settore, gode di una posizione consolidata e di primo livello in questo mercato.
I prodotti offerti da Boldrocchi sono ventilatori, soffianti e compressori, inoltre offre anche soluzioni per il controllo dell’inquinamento atmosferico e ambientale, scambiatori di calore e raffreddatori, sistemi a turbina a gas e protezione acustica, oltre a damper di processo pesanti e altre apparecchiature.
IL FABBISOGNO
La necessità di un ridisegno dei processi aziendali nasce in Boldrocchi in seguito al naturale sviluppo dell’azienda, la quale, nel corso degli anni, ha avuto una continua crescita che l’ha portata ad integrare nuove business unit tramite l’acquisizione di aziende esterne.
Il basso grado di integrazione delle nuove business unit a livello organizzativo, dei processi operativi e dei flussi informativi determina la necessità per Boldrocchi di un ridisegno dei processi aziendali che consenta di aumentarne l’efficacia, l’efficienza e di ridurrre il rischio che la gestione aziendale comporta.
Nella medesima direzione va anche l’implementazione di un nuovo ERP aziendale tramite cui gestire i nuovi processi.
IL METODO
Il metodo di lavoro di DGM per la gestione di questo progetto è passato attraverso quattro fasi di lavoro:
DISCOVERY: Analisi documentale ed interviste di approfondimento
ASSESSMENT: individuazione delle criticità dei processi e di possibili spunti di miglioramento
REDESIGN: ridisegno dei processi (macro e micro design) per migliorarne efficacia ed efficienza
IMPLEMENTATION: Individuazione dei business requirements per l’implementazione dell’ERP
IL NOSTRO INTERVENTO
L’assessment DGM sulla revisione dei processi di Boldrocchi ha avuto come perimetro tutti i processi aziendali ad eccezione di quello della selezione del personale e della gestione delle risorse umane.
FASE 1: DISCOVERY
La prima fase del progetto si è articolata in un’attenta analisi finalizzata a comprendere le principali attività svolte all’interno dell’azienda e ad approfondire le interdipendenze esistenti tra i vari processi aziendali e tra le business unit che operano in essa.
Questa fase di discovery è stata divisa in due step principali:
1) Analisi documentale: analisi dei documenti relativi ai processi ed all’organizzazione aziendale (procedure interne, organigramma, company profile ecc.) ed analisi della letteratura e dei business requirements.
2) Interviste ai process owner: in seguito all’analisi documentale sono state effettuate diverse interviste che hanno coinvolto i process owner e i principali stakeholder aziendali per approfondire il ruolo delle loro business unit, le relazioni tra esse e le criticità di ciascuna.
FASE 2: ASSESSMENT
Le informazioni raccolte nelle interviste effettuate ai process owner ed agli stakeholder sono state poi schematizzate e riassunte nelle carte d’identità di processo, ognuna delle quali prevede:
- Breve descrizione del processo e relativi obiettivi
- Perimetro del processo (input-fasi-output) e attori coinvolti direttamente ed indirettamente
- Sistemi IT di supporto
- KPI e aree di rischio
Grazie a questa schematizzazione è stato possibile:
- Individuare le prime criticità all’interno dei processi aziendali e di conseguenza fare una valutazione riguardo possibili punti di intervento in ottica to-be
- Dare un giudizio complessivo sui processi as-is
FASE 3: REDESIGN
L’individuazione delle criticità ed il giudizio dei processi As-Is sono stati gli input per la fase successiva di ridisegno dei processi, il cui design, finalizzato a migliorarne efficacia ed efficienza, si è articolato in due fasi principali:
Macro-Design
Per risegnare i processi siamo partiti da una rappresentazione a livello macro, e quindi molto alto, dei processi aziendali, rappresentandoli in una BPA (Business Process Architecture) costruita utilizzando il framework IDEF Zero.
Questo passaggio ha consentito una prima rappresentazione dei processi aziendali e dei collegamenti che intercorrono tra essi, dando così una prima rappresentazione del ridisegno oggetto di questo progetto.
Micro-Design
Nella fase di micro-design sono stati costruiti 13 flowchart di processo, uno per per ogni singolo processo evidenziato nella BPA. Grazie al flowchart è stato possibile rappresentare i singoli processi nel dettaglio, riportando per ogni singola azione i rispettivi responsabili, gli input, gli output, gli attori coinvolti ed i sistemi informativi utilizzati.
FASE 4: IMPLEMENTATION
La fase finale di implementazione si è articolata in tre distinti passaggi:
- Incontri di condivisione e validazione dei processi to-be con le singole funzioni aziendali
- Incontri di condivisione della BPA e dei processi con il top management e con la proprietà
- Selezione softwarehouse e condivisione business requirements
La Soluzione
Il ridisegno dei processi aziendali realizzato da DGM ha avuto una duplice utilità per Boldrocchi:
- Grazie al ridisegno è stato possibile trovare un punto d’incontro nell’operatività delle varie funzioni aziendali ed unificare così il metodo di lavoro delle varie business unit che operano in essa, rendendole coerenti tra loro efficientando i processi e le performance aziendali.
- L’unificazione dei processi e la costruzione dei flowchart ha invece consentito di ripercorrere nel dettaglio le attività aziendali con i rispettivi documenti e sistemi informativi utilizzati, rendendo così possibile l’individuazione dei business requirements necessari ad implementare l’ERP
Il ridisegno vede come output finale del progetto le carte d’identità di processo che riassumono i singoli processi aziendali, una BPA che evidenzia le connessioni ed i touchpoint tra i vari processi ed i flowchart contenenti la rappresentazione grafica di dettaglio delle attività che compongono il processo, le relazioni con altri processi ed i business requirements per l’implementazione dell’ERP.
Il Team
ANDREA DOSSI
Socio Fondatore
[email protected]
EMILIANO GALBIATI
Senior manager
[email protected]
MARIKA BUSCEMA
Senior Consultant
[email protected]
TOMMASO RIGAMONTI
Business analyst
[email protected]
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